加強管理和創新 開創檔案工作新局面

加強管理和創新 開創檔案工作新局面

　　福建保監局加強檔案管理和創新，推動檔案工作更好地為保險監管服務。2006年獲得“省一級檔案室”的稱號，福建省直單位檔案室定級評審組對保監局檔案管理工作和各門類檔案的完整性、規范性、美觀性給予充分肯定和高度評價，并對照片檔案收集整理的創新表示贊賞，認為具有前瞻性和典型示范作用，走在了全省的前列。現將福建保監局的做法和體會予以刊登，供參考。

　　一、主要做法

　　（一）構建檔案管理的組織架構。保監局綜合檔案室成立于2004年初，歸口辦公室管理。成立之初，保監局即制定了檔案工作的三年規劃，確定了檔案工作年度目標和任務，并在辦公室設置了專、兼職檔案工作崗位，在各處室建立了檔案工作聯絡員制度，建立起分管局長統一領導，辦公室集中管理，各處室參與管理的檔案工作網絡，健全了檔案管理機制。

　　（二）建立檔案管理規章制度。保監局先后制定出臺了《檔案工作人員職責》、《檔案安全暫行規定》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案統計制度》、《庫房管理制度》與《檔案鑒定與銷毀制度》等檔案管理規章制度，對文書檔案、檢查檔案、信訪檔案、音像檔案、照片檔案、會計檔案、基建檔案等各門類檔案的制作、整理和歸檔進行了完善和規范，使檔案工作有法可依、有章可循。

　　（三）加強檔案基礎設施建設。保監局設置了面積為110平方米的綜合檔案室專用場所，實行檔案庫房、檔案辦公室、閱檔室三分離。配置了電腦、打印機、掃描儀、電動縫紉、裝訂機等專用設備；安裝了密集架、防盜門鎖、鐵門、鐵窗欄、遮光布等安全設施，并添置滅火器、除濕機、溫濕度計、吸塵器、防潮箱、防蟲劑等配套設施，使檔案保管達到了防光、防潮、防塵、防盜、防高溫、防霉等“八防”要求。

　　（四）重視檔案人員業務培訓。保監局積極派員參加國家檔案局及省檔案局舉辦的各類檔案業務培訓，提高檔案人員的職業素養，提高檔案管理水平。截至目前，已先后選送5位同志參加了6期54天的業務培訓，內容涉及檔案規范化管理、檔案登記規范要求、數字照片的收集與整理、電子文件歸檔管理以及檔案電子目錄數據網上報送等，有2位同志通過了檔案人員崗位資格考試，檔案人員的業務素質和專業技能得到了明顯提高。

　　（五）注重檔案編研工作。為促進檔案工作更好地為保險監管服務，保監局根據實際需要，編制了各類檔案的檢索體系，如歸檔文件目錄、專題文件目錄、照片檔案目錄、音像檔案目錄、檢查檔案目錄、信訪檔案目錄、基建檔案目錄、會計檔案目錄和檔案存放指南等；編寫了組織機構沿革、大事記、基礎數據匯編、監管制度匯編、內部規章制度匯編、重要計劃總結匯編等，大大提高了檔案利用的價值。

　　二、主要體會

　　（一）檔案工作應融入日常辦公管理。在保監局人手少、監管任務重的現狀下，要提高檔案管理效率，就必須突破年末或次年集中歸檔的傳統做法，主動融入機關日常辦公管理，實現化整為零，實時歸檔。例如，引入公文、檔案一體化管理的思路，將文書檔案與收、發文的管理相結合，避免了檔案信息錄入的重復勞動；采用紙質公文與電子公文并行管理模式，減少了公文流轉與歸檔環節，大大提高了公文流轉、辦理和歸檔效率，其中來文辦理的時間縮短約60%。

　　（二）檔案工作應注重內外溝通協調。檔案工作專業性強，各門類檔案的收集整理規范要求不同。因此，檔案工作部門與機關其他業務部門及檔案主管部門的關系都很密切。如何因地制宜、規范合理地做好檔案工作，將檔案主管部門的要求與機關的實際情況相結合，建立良好的溝通協調機制是關鍵。對內，一方面要主動向有關領導匯報請示，爭取對檔案工作的支持，為檔案工作的開展提供必要的人、財、物保障；另一方面，要加強與各業務部門的聯系，加強培訓工作，引導全體工作人員提高檔案意識，養成自覺遵守檔案法律法規的習慣，指導檔案聯絡員配合完成必要的輔助性管理工作。對外，一方面要加強與檔案主管部門的溝通匯報，主動介紹行業發展情況、機關業務特點和管理模式，爭取理解和支持；另一方面，要增強主動接受執法監督的意識，請專家進來指導、送人員出去培訓，采取各種方式方法提高檔案工作的規范化水平。實踐證明，協調好內外關系，檔案工作才能走上良性運行軌道。

　　（三）檔案工作應注重結合實際創新。隨著保險市場的發展，各門類和載體的保險監管檔案大量增加，業務部門對檔案信息資源的需求也在急劇增長。在現有條件下，要滿足業務發展對檔案工作日益增長的需求只有靠不斷創新。要積極研究保險監管業務發展的新趨勢和檔案工作的新技術，以解決檔案工作出現的新情況、新問題、新困難。例如，在室藏檔案與日俱增而尚不具備辦公自動化的條件下，福建保監局通過局域網共享的方式，實現了計算機閱文和查檔，大大提高了調閱效率，減少了文檔人員的工作量。又如，在沒有現成的照片檔案管理軟件的條件下，保監局通過常用的Office工具，摸索出一套符合國家標準的照片檔案整理方法，克服了傳統整理方法中重復勞動帶來費人、費時、費力且查詢利用不便的缺陷，使照片檔案管理從傳統手工型向人機管理型轉變，大大提高了管理效率和質量。（福建保監局）